Les plaintes doivent être rédigées par écrit au secrétaire de l'Office. Une plainte devra établir le fondement de la plainte et comprendre tous les faits et la documentation à l'appui. La compagnie de chemin de fer a le droit de fournir une réponse écrite et le plaignant peut déposer une réponse écrite à la réponse de la compagnie de chemin de fer. Une copie de chaque document déposé auprès de l'Office doit être remise à la partie opposée.

Bien que l'Office puisse décider d'entendre des preuves orales des témoins, il n'est pas tenu de le faire. En fait, les plaintes sont souvent instruites sur le fondement de documents écrits seulement.