L'OTC prévoit certaines étapes pour le déroulement d'un FOA. Des questions de procédure additionnelles sont habituellement déterminées par l'arbitre avec l'accord des parties. L'Office a établi des règles pour la tenue d'un arbitrage lesquelles, bien que n'ayant pas force exécutoire, peuvent être adoptées à cette fin. Ces procédures sont disponibles sur le site Web de l'Office [http://www.cta-otc.gc.ca/rail-ferro/arbitration/rules_e.html].

étape 7 : Conférence préparatoire à l'audience (facultatif)
Généralement, l'arbitre convoque une conférence préparatoire à l'audience par téléphone pour confirmer les dates d'achèvement des étapes de procédure restantes et traiter les questions relatives au calendrier ainsi que les autres dispositions ayant trait à l'audition orale, si nécessaire.

étape 8 : échange de preuves littérales
Dans les 15 jours de la date à laquelle l'Office a transmis la question à l'arbitre, les parties doivent échanger, par écrit, l'information qu'ils ont l'intention de soumettre à l'arbitre à l'appui de leur offre finale. En préparant ces preuves littérales, les parties doivent ne pas perdre de vue qu'elles ne sont pas autorisées à placer dans les éléments de preuve, lors de l'audience, des renseignements qui n'ont pas été divulgués à l'autre partie à cette étape.

étape 9 : échange d'interrogatoires
Dans les sept jours suivant l'échange de preuves littérales, chaque partie peut contre-interroger l'autre partie. Les interrogatoires sont des questions écrites qui permettent aux parties d'obtenir une meilleure compréhension du dossier de l'autre partie. Ils peuvent s'avérer un moyen par lequel l'expéditeur acquiert une indication utile des questions opérationnelles ou obtient une confirmation écrite du transporteur relativement à certains faits du dossier de l'expéditeur.

étape 10 : Réponses aux interrogatoires
Dans les 15 jours suivant la réception des interrogatoires de l'autre partie, l'expéditeur et le transporteur doivent fournir des réponses aux interrogatoires qui leur sont adressés. Ce processus peut devenir onéreux dans les cas où un grand nombre d'interrogatoires sont reçus. étant donné que l'OTC ne limite pas le nombre d'interrogatoires qu'une partie adresse à l'autre, il n'est pas rare d'avoir à préparer des centaines de réponses dans ce délai limité.

La préparation des réponses aux interrogatoires exige autant de soin que la préparation de la preuve. Toute divergence entre les réponses écrites données à cette étape et les réponses fournies par les témoins au cours de l'audition orale peuvent diminuer de façon significative la crédibilité d'une partie et l'ensemble de son dossier.

Les parties peuvent contester les interrogatoires qui ne sont pas pertinents et refuser de divulguer les renseignements qu'elles considèrent comme confidentiels. Avant de prendre cette mesure, toutefois, l'expéditeur doit être conscient que s'il omet, de manière déraisonnable, de divulguer un renseignement que l'arbitre juge par la suite être pertinent, ce refus devra être pris en compte par l'arbitre lorsqu'il rendra sa décision.